Concur Expense:
走行距離設定

Concur Professional Edition 設定ガイド

最終更新日, 2022年10月12日

目次

セクション 1: アクセス許可 1

セクション 2: 概要 1

セクション 3: 全般情報 1

給与計算統合 2

セクション 4: ユーザーへの表示 3

払戻率の表示 3

車両設定ページでの車両の登録 4

単一レート国での車両の自動作成 8

Google マップを使用して走行距離を計算する 9

Goole Map 走行距離制限のワークアラウンド 9

承認者 13

セクション 5: 走行距離設定ページ 13

走行距離設定ページへのアクセス 13

セクション 6: お客様固有の設定 14

製品のアクティブ化 14

現在走行距離設定を持たない既存のお客様のエンティティの場合のアクティブ化 15

走行距離サービスが設定されていない国での走行距離サービスの使用 15

自動レートのある国の設定 – 私有車 15

自動レートのある国の設定 – 社用車 17

自動レートのある国に対するカスタム レートの設定 19

自動レートのある国に対するカスタム レートの更新 20

自動レートのない国の設定 – 私有車 20

自動レートのない国の設定 – 社用車 22

新しいレートの追加 24

基準の選択および削除 25

私有車または社用車の過去のレートの表示 26

改訂履歴

日付

注意事項 / コメント / 変更内容

2022年10月12日

Google Map 上の走行距離について、ワークアラウンドを更新しました。

2022年3月22日

初版発行の更新

2021年3月19日

新規ガイド作成

走行距離

アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。

さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じてサポートにご依頼ください。

概要

新しい走行距離サービスでは、政令に基づく走行距離レートが自動的に設定され、22 の国/地域で規制に対するサポートが向上し、走行距離に応じた課税のサポートが強化されます。これにより、走行距離レートが正確であり規制に準拠していることを保証できます。

全般情報

このセクションでは、走行距離サービス ソリューションに関する要件および全般情報を提供します。

走行距離サービスにより、政令によるベスト プラクティスの走行距離レートの自動設定、走行距離が想定される経費のサポート、走行距離計算ツールの Concur Request との統合、走行距離による払い戻しに対するユーザー インターフェースおよび包括的な操作性の向上が提供されます。

走行距離サービスは以下のメリットをもたらします。

給与計算統合

課税対象および控除対象サービスの UI の [走行距離] タブでは、SAP ERP との給与計算統合をサポートします。

ユーザーへの表示

個々のポリシー グループに走行距離による払戻率が設定され、これらのポリシー グループの 1 つに割り当てられているユーザーが走行経費を作成した場合、そのポリシー グループに割り当てられているレートに基づき、そのユーザーの走行経費が自動的に計算されます。

払戻率の表示

走行経費の走行距離による払戻率を経費フォームに直接表示できます。

  1. 払戻率および交通手段 ([基準]) は、選択した国に基づき異なります。
例（米国）

例（英国）

車両設定ページでの車両の登録

[車両設定] ページから [従業員プロファイル] に車両を登録する必要があります。

  1. システムでは、単一固定レート自動走行距離国 (米国、オランダ、ポルトガル、南アフリカ、スペイン、スウェーデン、およびスイス) での車両の自動作成をサポートしています。
  2. [車両設定] ページで車両を登録するには:
  3. [プロファイル] をクリックした後、[プロファイル設定] をクリックします。

  1. [プロファイル オプション] ページで、[車両設定] をクリックします。

  1. [車両設定] ページで、[新規] をクリックして、新しい車両設定を作成します。

  1. 必須フィールドに記入してください。
  2. 表示されるフィールドは、選択したオプションによって異なります。たとえば、[所有権] ドロップダウン メニューで、[私有] または [社用] (車両の所有権) を選択できます。[私有] を選択すると、さらにフィールドおよびオプションを指定できます (以下の例を参照)。

  1. 任意: 設定している車両が走行経費の提出に使用する推奨車両である場合は、[推奨] を選択してください。従業員プロファイルに複数の車両を関連付けることができますが、このオプションを選択することで、走行経費に特定の車両を関連付けることができ、経費精算レポートの作成時に毎回同じ車両を選択する必要がなくなります。
  2. [保存] をクリックします。[車両設定] ページに車両が追加されます。これで走行経費に使用できるようになります。

  1. [従業員プロファイル] ページで登録済の車両を修正するには:
  2. [プロファイル] をクリックした後、[プロファイル設定] をクリックします。
  3. [プロファイル オプション] ページで、[車両設定] をクリックします。
  4. 情報を変更する車両に対応するチェックボックスを選択して、[修正] をクリックします。

  1. 必要な変更を行い、[保存] をクリックします。
  2. 修正できるフィールドおよびオプションは限定されています。この例の場合に行うことができるのは、[説明] フィールドの修正と [推奨] オプションの選択解除です。

単一レート国での車両の自動作成

走行距離サービスでは、単一固定レートの自動レート国に対する車両の自動作成をサポートしています。以下のような国が含まれます。

走行距離サービスでは、ユーザーごとに 1 つ以上の車両設定が必要です。Concur Expense ユーザーが上記の国の 1 つに割り当てられている場合、[私有] 走行経費を初めて作成すると、[車両設定] ページのプロファイルで既定の車両が自動的に作成されます。

この車両は、ユーザーが走行経費エントリを作成したときに、選択されている既定の車両になります。初回ログイン後、ユーザーにさらにその他の車両を作成できます。

Google マップを使用して走行距離を計算する

管理者は、Google マップを使用して走行距離計算するように車両設定を行うことができます。この機能が有効化されると、走行経費の入力時に以下のいずれかのアクションが発生します。

Goole Map 走行距離制限のワークアラウンド

Google Map では、5,000マイル以上の走行距離を計算することができず、エラーメッセージが表示されます。これを防ぐため、経路上の地点情報を全体に含め、Google Map の地点から地点への計算を管理可能なセグメントに減らします。

[走行距離計算ツール] ボタンをクリックすると、Google マップ インターフェースのウィンドウが表示され、出張の開始点と終了点を入力することができます。

ユーザーが自宅住所を設定している場合、初期設定で最初のウェイポイントが自宅住所に設定されます。

ユーザーがテキストの入力を開始すると、設定済みの [会社の所在地] と [最近使用された住所] が表示されます。

ユーザーが 2つのウェイポイントを入力すると、画面の下に走行距離が計算されます。

ユーザーは個々のウェイポイントを [私的] としてマークすることができます。その走行距離は、払戻可能な金額から差し引かれます。

車両設定が控除の許可に設定されると、ユーザーは [通勤費の控除] をクリックして、走行距離から通勤分を差し引くことができます。

終了したら、ユーザーは [走行距離を経費に追加] をクリックします。これにより、値が経費エントリに転送されます。

承認者

承認者は、私有車の走行距離経費を部分的に却下することはできません。また、走行距離補助機能を使用して従業員が提供した経費の金額やその他の情報を変更することもできません。設定に応じて、 [出張のタイプ] と [領収書ステータス] フィールドが利用可能でかつ適切な場合、承認者はこれらを変更することができます。

走行距離設定ページ

走行距離設定ページへのアクセス

  1. [走行距離設定] ページにアクセスするには:
  2. Concur 管理者 (制限なしの Expense の構成管理者ロールを持つユーザー) としてログインします。
  3. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [走行距離設定] の順にクリックします。
  4. [走行距離設定] ページでは、政府が新たな料金を公表するたびに、最新の法定料金 （SAP Concur がアップデート） が表示されます。このため、それぞれの政府が料金を更新した際にお客様が走行距離レートを手動で変更する必要はありません。

    管理者があらかじめ追加した国もここに表示されます ([国/地域] ドロップダウンメニューから表示できます)。

お客様固有の設定

このセクションでは、個々のお客様のニーズに基づいて設定可能な UI ページおよびフィールドについて説明します。

製品のアクティブ化

走行距離サービスは、2022 年 3 月 8 日以降に新たに作成されたすべての Professional Edition エンティティに対して既定でアクティブ化されています。既定では、完全な Expense の構成管理者ロールに新しい [走行距離設定] リンクが表示されます。

その他のアクティブ化は必要ありません。

現在走行距離設定を持たない既存のお客様のエンティティの場合のアクティブ化

既存のお客様のエンティティに対する走行距離サービスのアクティブ化申請は、既存の走行距離設定を使用していない場合にのみ制限されています。つまり、ユーザーに登録済の車両がなく、経費精算レポートに走行経費が追加されていない場合です。

走行距離サービスが設定されていない国での走行距離サービスの使用

走行距離サービス内に設定されていない国に属するユーザーの場合は、経費の請求時に [私有車の走行距離] または [社用車の走行距離] 経費タイプは表示されません。

自動レートのある国の設定 – 私有車

  1. 私有車に対して自動レートのある国を設定するには:
  2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [走行距離管理] の順にクリックします。

[国の追加] ウィンドウが表示されます。

  1. [国] ドロップダウン リストから、追加する国を選択して、[OK] をクリックします。

  1. 確認のダイアログ ボックスが表示されたら、[OK] をクリックします。ダイアログ ボックスに、選択した国 (この例の場合はドイツ) が表示されます。

選択した国/地域の [走行距離設定] ページが表示され、選択した国/地域の自動レートが取り込まれます。

[自動レート] のある国を選択すると、[自動レート] と [カスタム レート] の両方のタブが表示されます。[自動レート] タブは青色で強調表示され、読取専用の自動レートが下部に表示されます。さらに、[私有車] と [社用車] の両方のタブが表示されます。既定では、[私有車] タブが選択されています。

  1. 任意: [国の追加] をクリックし、前述の手順を繰り返すことで、さらに国/地域を設定に追加します。

自動レートのある国の設定 – 社用車

  1. 社用車に対して自動レートのある国を設定するには:
  2. [国の追加] をクリックします。
  3. [国] ドロップダウン リストから、追加する国を選択して、[OK] をクリックします。
  4. 現在、社用車の自動レートが設定されているのは、英国とスウェーデンの 2 か国のみです。
  5. 確認のダイアログ ボックスが表示されたら、[OK] をクリックします。ダイアログ ボックスに、選択した国 (この例の場合は英国) が表示されます。
  6. 確認を求められたら、[OK] をクリックします。

[自動レート] のある国を選択すると、[自動レート] と [カスタム レート] の両方のタブが表示されます。[自動レート] タブは青色で強調表示され、読取専用の自動レートが下部に表示されます。さらに、[私有車] と [社用車] のタブが表示されます。[社用車] タブをクリックします。

[カスタム レート] が有効になると、既定では [自動レート] と同じ [有効日付]、[基準]、および [レート] が使用されます。

管理者は以下のオプションにアクセスできます。

自動レートのある国に対するカスタム レートの設定

  1. 自動レートのある国に対してカスタム レートを設定するには:
  2. リストから国を選択します。
  3. [カスタム レート] タブをクリックします。

自動単価更新を無効にするかどうか確認を求めるウィンドウが表示されます。

  1. [OK] をクリックします。

[カスタム レート] が有効になると、既定では [自動レート] と同じ [有効日付]、[基準]、および [レート] が使用されます。

自動レートのある国に対するカスタム レートの更新

  1. 自動レートのある国に対してカスタム レートを更新するには:
  2. [カスタム レート] タブで、対応する [基準] 行に新規料金の値を入力することで既存の [基準] および [有効日付] のいずれかの [レート] を変更して、既存のレートを更新します。

  1. [保存] をクリックします。

自動レートのない国の設定 – 私有車

  1. 私有車に対して自動レート のない国を設定するには:
  2. [管理] > [経費精算] > [経費精算の管理] > [走行距離管理] の順にクリックします。
  3. 重要: 既定では、 [走行距離設定] ページに初めてアクセスしたときはレートは表示されません。
  4. [国の追加] をクリックします。

  1. [国] ドロップダウン リストから、追加する国を選択して、[OK] をクリックします。

  1. 確認のダイアログ ボックスが表示されたら、[OK] をクリックします。

自動レートのない国の設定 – 社用車

SAP Concur で社用車の自動レートを管理する国は英国とスウェーデンのみです。その他すべての国の社用車では、カスタム レートを設定する必要があります。

社用車にカスタム レートが必要とされる可能性があるのは以下の 3 つのシナリオです。

  1. 社用車に対して自動レートのない国を設定するには:
  2. [国/地域] ドロップダウン リストから国を選択します。
  3. [カスタム レート] タブをクリックして、レートを追加または編集します。
例（米国）

[カスタム レート] が有効になると、既定では単一固定レート設定になり、以下を定義できます。

管理者は以下のオプションにアクセスできます。

新しいレートの追加

  1. 新しいレートを追加するには:
  2. [新規] をクリックします。レートのリスト上部に新しいレコードが表示されます。
  3. 以下の情報を指定します。
  1. レートの通貨はあらかじめ規定され、選択した国のレート通貨に基づきます。たとえば、ドイツでは、通貨としてユーロ (EUR) が自動的に適用されます。

  1. [保存] をクリックします。

基準の選択および削除

  1. 基準を削除するには:
  2. 削除する [基準] の行を選択します。
  1. [削除] をクリックします。

  1. 一度に削除できるのは 1 行の基準のみです。複数の行の [基準] を選択して削除することはできません。

私有車または社用車の過去のレートの表示

  1. 私有車または社用車の過去のレートを表示するには:
  2. [過去のレートを表示] を選択すると、私有車または社用車の払戻率の履歴がそれぞれのタブに表示されます。
  3. [過去のレートを表示] オプションは、[私有車] と [社用車] のどちらについても [自動レート] および [カスタム レート] の両方のタブで利用可能です。

日付の新しいものから順番に払戻率が一覧表示され、最も新しい発効日、基準、最新のレートがリストの一番上に表示されます。

  1. [過去のレートを表示] を選択解除すると、過去のレート テーブルが非表示になり、表示している該当するタブ (たとえば、 [自動レート] タブの [私有車] タブ、または [カスタム レート] タブの [社用車] タブ) に戻ります。